5 erros críticos a evitar no planejamento de eventos

A Lei de Murphy estipula que, se algo pode dar errado, provavelmente dará. As coisas dando errado são um fato da vida com o qual todos nós temos que conviver.

Mas quando se trata de planejamento de eventos, um gerente de eventos competente sempre procurará atenuar a Lei de Murphy, reconhecendo o potencial para as coisas darem errado e planejar adequadamente.

Como gerente de eventos, é sua responsabilidade garantir que o evento especial de seu cliente seja executado sem problemas. No mundo real, não é possível cobrir todas as possibilidades, mas pelo menos você deve estar ciente dos erros de planejamento de eventos críticos que todo gerente de eventos deve evitar.

Prevenido e preparado, então vamos nos aprofundar em cinco dicas essenciais que podem ajudá-lo a evitar um desastre absoluto no seu próximo evento planejado.

1- Má comunicação: este é provavelmente o erro mais comum cometido pelos planejadores de eventos inexperientes e deve ser evitado a todo custo. Má comunicação pode significar um desastre. É muitas vezes o resultado de uma falta de atenção aos detalhes, especialmente quando se trata de sua lista de verificação do evento.

É absolutamente crucial que você se comunique efetivamente com sua equipe interna e com seus fornecedores. Embora você não queira microgerenciar todos, precisa saber quem faz o quê e quando garantir que todos os envolvidos saibam o que se espera deles e cumpram o cronograma atribuído.

2- Falha ou falta de planejamento de contingência: há uma boa chance de que pelo menos algumas coisas dêem errado nos dias e horas que antecedem o seu evento. Pior ainda, algumas coisas provavelmente vão mal durante o seu evento especial.

Isso é normal e esperado. Um planejador profissional de eventos pensa no futuro, identifica o que pode dar errado e tem um bom plano de contingência. Por exemplo, e se o seu sistema de registro não funcionar corretamente no dia do evento? E se você ficar sem comida porque pessoas extras aparecem?

E se o seu orador principal não aparecer ou chegar atrasado? Se alguma dessas coisas acontecesse, você seria capaz de lidar com isso? Em outras palavras, você teria um plano B?

3- Transporte inadequado: você tem certeza absoluta de que o transporte que você organizou para receber seu cliente para o evento é adequado? Check-in durante as semanas que antecederam o seu evento e no dia do evento, que todos os requisitos de transporte são atendidos adequadamente.

Você precisa pensar em termos de contingência. O que acontece se um veículo quebrar na manhã do seu evento? Você tem transporte alternativo disponível para você?

4- Falta de sinalização clara: nada é mais frustrante para aqueles que participam de um evento especial do que ficar confuso sobre onde a apresentação está sendo realizada. Evite isso certificando-se de exibir a sinalização adequada que seja fácil de ler e entender.

É melhor ir ao evento e ter sinalização demais do que arriscar que os participantes se percam e continuem pedindo informações.

5- Pessoal inadequado disponível: no dia do seu evento, você provavelmente estará lidando com um grande número de participantes. Não cometa o erro de confiar em apenas um ou dois indivíduos para lidar com questões ou preocupações dos delegados.

Certifique-se de ter uma boa contagem de participantes e, acima de tudo, certifique-se de que, entre a sua equipe de planejamento de eventos e você adequados para o evento.

Além de pensar e planejar com antecedência o que poderia dar errado, para garantir um evento tranquilo e bem-sucedido, a melhor política é sempre verificar e verificar novamente.

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