Um guia completo de como encontrar locais para eventos

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12 de fevereiro de 2019
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Um guia completo de como encontrar locais para eventos

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Decidir sobre o melhor espaço para eventos ou local é fundamental para o sucesso geral do seu evento. Enquanto o planejamento do local leva tempo, ele não precisa ser esmagador. Para muitos, planejadores profissionais de eventos e amadores, pode ser um desafio divertido.

Supondo que você já tenha identificado o tipo de evento que você está planejando e sua finalidade, há muitos outros fatores que devem ser considerados ao iniciar o processo de seleção do próprio local. A seguir este roteiro ajudará a guiá-lo através de etapas na escolha do espaço do evento perfeito.

Seu público-alvo: Locais para eventos

Quando estiver planejando um evento, uma das informações mais importantes que você precisa saber é quem serão seus convidados e quantos deles irão participar. Embora o tipo de evento certamente informe a escolha do local, um dos maiores fatores limitantes para um espaço para eventos é sua capacidade.

Certifique-se de que você sabe, pelo menos, uma estimativa precisa (pode ser um intervalo) do número de convidados, pois isso irá limitar imediatamente as suas opções de local. Você também deve considerar seu público. Certifique-se de que o local reflete não apenas o evento em si, mas também os gostos e expectativas dos convidados.

Datas do evento 

Verifique seu calendário porque o tempo influenciará muitas decisões, incluindo o local de sua escolha. Após a sua lista de convidados, a data do seu evento será o próximo fator limitante.

Dependendo do tipo de evento que você está planejando, você pode achar que você tem que ser flexível com a data do evento para obter o local desejado ou você terá que ser flexível com a sua escolha do local, a fim de obter a data desejada.

Você deve começar a planejar o local sabendo onde você ou o cliente são flexíveis. Aqui estão algumas questões a considerar:

– Quando é mais provável que seus convidados estejam disponíveis para participar com base em seus horários?

– Quais locais têm espaço apropriado e disponível para esses momentos?

– Qual é o melhor momento para sua equipe de gerenciamento realizar o evento?

Calcular seu orçamento: Locais para eventos

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Com um orçamento aberto, qualquer um pode planejar um grande evento e ter uma seleção infinita de opções de locais. Mas, mais do que provável, seus recursos financeiros são limitados, e você deve estar ciente desde o início de quais são suas limitações financeiras, mesmo que o orçamento do seu evento seja uma estimativa ou intervalo de estimativa simples. Um organizador de eventos sempre pode planejar um grande evento dentro de um orçamento razoável.

Os locais estão dentro dos parâmetros do seu orçamento para despesas de espaço?

– Você negociou uma taxa favorável de serviços e demonstrou o valor de sua função?

– Você permitiu flexibilidade em seu orçamento caso as despesas com itens de linha excedam o planejado?

Escopo de locais diferentes

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Depois que os números da lista de convidados e as datas possíveis dos eventos forem reduzidos, é importante identificar os locais onde o evento pode ser realizado. Hotéis e centros de eventos ou conferências são alguns dos espaços de eventos mais populares para eventos corporativos e recepções de casamentos, mas não são as únicas opções.

Este é um momento para ser criativo em seu pensamento. Considere o seguinte:

– Com base no tema da sua reunião, quais são as três melhores localizações em mente?

– Onde seus convidados prefeririam participar deste evento?

– O que será mais conveniente para seus convidados?

– Além de um hotel, que locais inesperados podem aumentar as taxas?

Locais para eventos: encontre o tipo certo de espaço

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O local escolhido deve ter um espaço apropriado para o tipo de evento que você está planejando. Seu evento exigirá uma pista de dança? E quanto ao pódio de um orador ou a uma tela de projeção? Que tipo de configuração de mesa você precisa? Além de considerar esses tipos de perguntas, aqui estão algumas das principais perguntas de planejamento de local para se perguntar:

O local do evento atende aos critérios especiais do seu programa ou evento?

– O local pode acomodar sua produção, entretenimento, som e outras necessidades técnicas?

– A condição da instalação reflete os altos padrões de sua organização?

Considere os Serviços e Restrições do Local

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Além de encontrar o tipo certo de espaço para eventos, você vai querer olhar para os tipos de outros serviços oferecidos pelo local e decidir o valor deles para o evento. Alguns locais também terão uma lista de fornecedores preferenciais, na qual você deve trabalhar para encontrar fornecedores para outros serviços. Outros locais têm restrições na decoração ou outros aspectos do evento em si.

Algumas perguntas a serem feitas incluem:

– Esse local oferece boas opções de estacionamento ou manobrista?

– Esse local oferece segurança?Esse local oferece serviços adicionais como catering, arranjos florais, aluguel de roupa de mesa, etc.?

– Esse local tem uma equipe de instalação e limpeza?Esse local restringe os outros fornecedores com os quais você trabalha?

– Esse local tem um mínimo de comida e bebida?

Agende uma visita: Locais para eventos

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A menos que a logística e o tempo o impeçam, todo planejador de eventos deve realizar uma inspeção no local antes de contratar qualquer local.

As imagens podem ser extremamente úteis, mas há muitos aspectos que só podem ser avaliados pessoalmente. Peça uma visita ao local, incluindo tudo, desde o estacionamento até a entrada e o espaço para eventos até os banheiros. Você ficará feliz por ter feito isso.

Incorporar Preferências do Cliente 

Os organizadores de eventos devem apresentar suas recomendações de local ao cliente (seja um cliente interno, como executivos da empresa ou gerente ou cliente externo) e obter aprovações.

A única questão a se fazer em relação ao cliente durante a fase de planejamento do local será o cliente aprovar a (s) recomendação (ões)? Para ser capaz de responder a essa pergunta com alguma confiança, você deve se certificar de que entende as expectativas e preferências do cliente desde o início.

Pronto, agora você já está preparado para fazer um evento maravilhoso para seu cliente.

É que todos aproveitem a festa!

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2 Comments

  1. Nossa! Acabei encontrando essas dicas, muito bom conseguir organizar desta forma.
    Valeu.

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