As 12 melhores dicas para o sucesso do gerenciamento de eventos

comprar-ou-alugar-cadeiras-de-plastico
Comprar ou alugar cadeiras de plástico? Veja os prós e contras
29 de janeiro de 2019
planejamento-de-eventos
5 erros críticos a evitar no planejamento de eventos
12 de fevereiro de 2019
Mostrar todos

As 12 melhores dicas para o sucesso do gerenciamento de eventos

gerenciamento-de-eventos

O gerenciamento de eventos é incrivelmente estressante até para os planejadores de eventos mais experientes. Nunca há horas suficientes no dia e algo sempre dá errado. Qualquer coisa que você possa fazer para se tornar mais eficiente resulta em um evento mais forte e menos estressante.

Da gestão do tempo à tecnologia, aqui estão 12 dicas de gerenciamento de eventos para garantir que nada escorregue pelas rachaduras.

Dica de gerenciamento de evento nº 1: organize seu tempo… e sua área de trabalho 

A criação de hábitos de trabalho eficientes estabelece a base para a organização produtiva de eventos. Estruture seus dias, organize sua mesa e reserve um tempo para intervalos. Mesmo uma pausa de 15 segundos na tela do seu computador pode reduzir a fadiga pela metade!

Cuidar de si significa que você terá energia extra e foco para cuidar de todo o resto. Mas sempre deixe uma parte do seu dia livre para o inesperado. Quase metade dos organizadores (44%) afirmam que a maior barreira da produtividade são os pedidos de última hora.

Dica de gerenciamento de evento  nº 2: manter um orçamento 

“Eu amo planilhas!”, Disse nenhum organizador de eventos. Ainda assim, criar um orçamento e aderi-lo é crucial para evitar entrar no vermelho.

Use a tecnologia à sua disposição para aperfeiçoar as atividades que proporcionam o maior retorno.

Também recomendamos que se trabalhe um plano de contingência em seu orçamento para o inesperado. Com base em sua experiência, um adicional de 5 a 25% é um bom fundo de segurança.

Dica de gerenciamento de evento nº 3: escolha um local confiável 

A localização do seu evento pode elevar ou quebrar seu nível de estresse. Você pode estar procurando por um local não-tradicional que criará uma experiência incomum. Mas você também quer um que seja seguro, confiável e fácil de lidar.

Espaços que oferecem coisas como assentos, bufê e iluminação tiram o fardo de sua própria lista de afazeres. Mas e o Wi-Fi? Quaisquer outras vantagens tecnológicas oferecidas por um possível local só facilitarão seu planejamento.

Dica de gerenciamento de evento nº 4: negocie contratos detalhados

Quanto mais informações um contrato inicial contém, menores são as chances de mal-entendidos e manipulação. Isso vale para os contratos que você cria, bem como para os que você revisa dos parceiros.

Peça “cotações completas”. As estimativas para locais, por exemplo, devem incluir impostos e quaisquer outras taxas ocultas, bem como contingências de agendamento.

Tomando o tempo para ler pode parecer entediante, mas poderia poupar horas e dores de cabeça a longo prazo.

Dica de gerenciamento de evento nº 5: minimizar as alterações de última hora 

Para orquestrar um evento, você tem que trabalhar com um monte de partes interessadas: patrocinadores, consultores são apenas alguns. Defina as expectativas na frente de cada um, de modo que haja um ponto morto para qualquer alteração.

Verifique se você está claro com os fornecedores , por exemplo, que eles não podem voltar depois de uma determinada data. Instituir penalidades para artistas se eles cancelarem. Você não pode evitar mudanças de última hora, mas certamente pode desencorajá-las.

Dica de gerenciamento de evento  nº 6: Verifique o ticketing da sua lista, se houver 

Ticketing ou registro não deve ser um fardo extra. Na verdade, o seu parceiro de emissão de bilhetes deve ajudá-lo ativamente a vender ingressos com muito menos esforço.

Escolha um parceiro que ajude você a distribuir seus eventos em sites de descoberta na Web e venda ingressos diretamente nesses sites. Em seguida, utilize as integrações de sua plataforma com outras tecnologias como sua plataforma de CRM ou email marketing para promover, orquestrar e lucrar com eventos com menos esforço.

Dica de gerenciamento de evento nº 7: Deixe os participantes espalharem a palavra para você 

A beleza da mídia social é que ela faz o seu marketing para você, se você permitir. Ou, mais precisamente, se você ativá- lo.

Não é suficiente simplesmente ter contas de mídia social. Você tem que “semeá-los”. Crie mensagens de marca consistentes, poste estrategicamente e use cada plataforma de mídia social como pretendido.

Facebook é um lindo lugar para vídeo ao vivo. No coração do Instagram? Fotografia visualmente rica. Twitter é fofo para brincadeiras. Em todas elas, use hashtags personalizadas para o seu evento.

“ Fazer essa marca social inicial vale a pena quando os fãs compartilham suas postagens em suas próprias contas de mídia social”.

Dica de gerenciamento de evento nº 8: conecte suas plataformas de marketing 

Depois de ter a mídia social ativa, automatize-a o máximo que puder.  Explore os recursos de análise de sua ferramenta para verificar o desempenho de suas campanhas, para que você possa fazer ajustes e ajustes.

Dica de gerenciamento de evento nº 9: Automatize qualquer outra coisa que você puder 

Além de seus esforços de mídia social, há muitas maneiras de automatizar as tarefas que você e sua equipe realizam todos os dias. Hoje, há um aplicativo para praticamente qualquer coisa que você possa imaginar.

Por exemplo, o Trello permite uma melhor comunicação da equipe. Crie uma tarefa no aplicativo e envie uma mensagem para toda a equipe a qualquer momento via Slack sempre que tiver uma atualização.

Integrações como essa ajudam a automatizar coisas que não precisam estar na sua lista de tarefas todos os dias.

Dica de gerenciamento de evento nº 10: Faça os dados de seu amigo 

Os dados podem tirar a incerteza de seus esforços de marketing, vendas e operações. Quando você tem os números para fazer backup de sua tomada de decisão, você gasta muito menos tempo se preocupando com suas escolhas.

O acesso ao ROI de suas campanhas de marketing ajuda você a justificar os gastos. E saber exatamente quais canais seus compradores clientes estão passando significa que você pode impulsionar seus esforços de tecnologia nos lugares que contam.

Ter e usar dados robustos lhe dá poder de negociação e permite analisar o efeito de todas as suas decisões, para que você possa manter o ajuste fino.

Dica de gerenciamento de evento nº 11: Esteja pronto para qualquer coisa para evitar a repercussão do participante 

Quer seja um pouco confuso ou uma enorme grande calamidade, certifique-se de ter um plano de contingência para evitar a reação dos participantes. Clima intempestivo, um acidente de trânsito local, tecnologia quebrada  todas essas coisas podem inviabilizar um evento.

Tenha um plano tático para qualquer coisa que possa dar errado, porque algo acontecerá. E definitivamente ter seguro no lugar.

Dica de gerenciamento de evento nº 12: Peça feedback 

Não perca uma oportunidade para o seu próximo evento ainda melhor. Assim que seu evento terminar, envie uma pesquisa para todos que compareceram. As respostas ajudam você a descobrir quais esforços lhe trarão o maior retorno no próximo evento.

Para garantir que eles realmente leiam e enviem a pesquisa, ofereça aos participantes um incentivo e faça isso rapidamente. A melhor prática de pesquisa é enviá-lo dentro de 24 horas do seu evento.

Para manter a calma e continuar, você precisa ter os processos e as tecnologias certas desde o início. Para obter ainda mais dicas sobre como desestressar seu próximo evento, faça o download desta lista de verificação gratuita antes do evento.

“Gostou das nossas dicas de gerenciamento de evento? “

Compartilhe com seus amigos

Inscreva-se em nosso blog, fique por dentro de todas as dicas que lhe daremos sobre decorações, eventos e muito mais.

Vogel360 Produtos de Decoração
Vogel360 Produtos de Decoração
A Vogel360 está sempre em busca de inovação e ampliação do seu mix de produtos, para atender você que gosta de modernidade, qualidade, segurança e estilo.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *